多數人以為提升效率靠的是「更努力」，但在資訊密度爆炸的今天，更努力反而更容易累垮自己。
關鍵不是你做得不夠多，而是你的資訊、任務與思考邏輯沒有被好好管理。
Notion 不是筆記軟體，而是一套可以幫你重組認知、重建決策與重整資訊的「外掛大腦」。
把資訊變成可以行動的「模組」
市面上多數生產力工具都在解一個問題：「怎麼記？」
但更重要的問題是：「為什麼記？怎麼用？什麼時候再看？」
用 Notion 的核心目的不是記得更多，而是「把一次寫下的東西，用五次以上」。
舉例來說：
- 與客戶會議記錄，不只是存檔，而是連結至專案任務庫 → 自動生成待辦
- 看書筆記不只是Highlight，而是標記為可轉化內容 → 進入內容素材庫
- 專案進度表不是手動更新，而是任務完成進度自動計算百分比
資訊模組化後，就能在不同情境重組再利用。這是 Notion 真正的強大之處。
建立「三層資訊流」，讓雜亂資訊自動分類
多數人的 Notion 問題不是功能不夠，而是所有東西擠在一起，看起來像一間沒整理的儲藏室。
建議將系統設計成三層流動結構：
1. 輸入層（收集一切）
Inbox 是暫存一切靈感、任務、截圖、會議紀錄的入口。
這層的重點不是整理，而是不讓訊息流失。輸入要夠快，才能不打斷當下思考節奏。
工具建議：
- 手機捷徑：Notion widget 一鍵輸入
- LINE 傳訊整合：用 n8n 寫個機器人，自動丟進 Inbox
2. 整理層（週整理＋資料庫歸檔）
輸入進來的內容，每週一次做分類歸檔：
- 代辦任務 → Tasks 資料庫（自動生成開始日、到期日）
- 內容靈感 → Content Bank（標註主題、階段、適合平台）
- 專案進度 → Projects（多任務、進度條、自動提醒）
這些資料庫是有條件過濾與動態檢索的，並非靜態分類。
3. 輸出層（回顧＋再利用）
輸出不是只有內容創作，而是包含：
- 任務檢查表 → 結案後轉為 SOP 模板
- 專案流程 → 分析可優化項目，回填下一輪計畫
- 知識整理 → 標註「可傳承」與「可教學」的內容
這層才是最容易被忽略的：輸出 = 創造價值的關鍵
不靠記憶，讓 Notion 自動告訴你今天該做什麼
你不需要每天思考「今天要做哪些事？」
Notion 可以直接顯示「該出現的資訊」，關鍵在於使用資料庫的過濾條件與視圖配置。
範例設定：
- 今日任務看板：條件為負責人 = 自己，日期 = 今天
- 本週專案概覽：條件為專案狀態 = 進行中，排序為最後修改時間
- 即將到期提醒清單：條件為期限在 3 日內，尚未完成
讓 Notion 主動顯示你該做的事，而不是你到處點開資料去找。
用回顧系統提升決策品質
很多人明明有筆記、有任務、有會議紀錄，卻總是做完就忘，下一次又重複犯錯。
真正的複利來自「週回顧」與「月反思」這兩個節點。
週回顧設計建議：
- 完成了哪些重要任務？
- 哪些事卡住？原因是流程、資訊還是決策？
- 有沒有值得記錄的學習、洞察？能否轉為 SOP 或教學？
這些每週一小時就能完成，累積 3 個月後就會看到具體改變。
月度複盤可加入：
- 哪些資訊或任務系統反應不及？是否該優化邏輯？
- 下個月哪些輸出是高價值但沒時間處理的？優先排序
這些分析比起單純「完成了什麼」更有價值，因為它會調整你整個系統。
讓 Notion 成為「個人知識資產農場」
你記的，不等於你擁有的。只有能被反覆使用的資料，才是資產。
打造：
- 所有知識筆記都標記【適用領域】與【可轉化類型】
- 建立一個「內容轉化素材庫」
這樣你不需要每週想靈感，而是只要選要「播種哪篇知識」。
進階做法：連接 Notion AI，自動生成大綱與標題草案，直接提升輸出效率。
用對瀏覽器插件，讓 Notion 成為你的資訊入口而不是終點站
很多人使用 Notion 的問題，是資訊都在 Notion 裡，但日常生活的資訊來源不在 Notion 裡。
例如：你看到一篇很棒的 Medium 文章、YouTube 教學、社團討論串，但來不及整理，就放過了。
這裡推薦幾個實戰型 Notion 插件，可以幫你快速收集、整理、轉化資訊到你的 Notion 系統中。
Save to Notion
- 🔗 Chrome 下載連結
- 用途：將網頁、文章、影片、社群討論，一鍵儲存進 Notion 並自動填入欄位（例如分類、標籤、來源平台）
📌 實用場景：
- 在 YouTube 看到教學影片，按下「Save to Notion」→ 自動存進
Knowledge庫，加上標籤「影片教學」 - Medium 文章一鍵加入
Content Bank，並自動勾選「靈感來源」欄位
📍優點：比原生 Notion Clipper 更強，可自定義對應欄位、儲存多種格式。
插件不是讓你記更多，而是幫你省時間收集更有價值的資訊
這些插件的目的，不是讓你亂存一堆資訊，而是讓真正有價值的內容能被送進你設計好的資訊系統裡。
記住一個原則：
如果一篇內容你願意重看第二次，就值得進入你的 Notion 並做好分類。
插件能讓這一步快很多，也準很多。
EXTRA:5 個極少人知道但非常實用的進階用法
這些做法是我觀察多位高階 Notion 用戶才總結出來的，大多沒在教學文中出現過：
- Notion 行為追蹤資料庫：記錄每天習慣養成或 KPI 執行狀況，配合公式顯示成長折線圖。
- 專案進度條公式：自動依照任務完成比例計算進度百分比，並轉換為條形圖顯示。
- 自動化 LINE 通知任務到期提醒（串 n8n）：任務即將到期時自動通知你或對應同事。
- 建立可重用內容積木：將 SOP、教學模塊、行銷腳本拆成 block，隨時拖入新筆記中。
- 錯誤筆記庫：記下犯過的錯誤，標註成因、影響、應對措施，避免重複陷入相同思維。
這些模組設計越早做，未來效率越高。因為你不是每次從零開始，而是讓系統幫你累積、放大。
